Fakturainformasjon for leverandører

Alle fakturaer til Tensio skal inneholde:

• Kundens bestillingsnummer/innkjøpsordrenummer
  eller
• Kundens arbeidsordrenummer og bestiller sitt ressursnummer

Faktura som ikke tilfredsstiller kravene over vil bli returnert til leverandør i påvente av ny faktura hvor kravene er oppfylt.
Selskap i nettkonsernet mottar faktura på tre måter, enten via EHF, som PDF via e-post, eller papirfaktura gjennom ordinær post.

1. EHF
   Tensio ønsker å motta faktura elektronisk på EHF. Vi ønsker å være effektive samtidig som vi sparer miljøet. Det forutsetter at vi mottar faktura elektronisk fra dere som leverandører. Vi unngår printing, pakking og postgang, og senker dermed papirforbruket. Hva må til for å komme i gang?
   - Legg til korrekt Tensio-selskap som mottaker i eget økonomisystem og/eller aksesspunkt. ELMA- registeret har oversikten. (www.anskaffelser.no)
   - Følgende Tensio-selskaper kan motta EHF-faktura:
   

2. PDF-faktura
Leverandører som ikke har mulighet til å sende faktura på EHF, kan sende PDF-faktura via e-post. Fakturaer vil bli behandlet av en tjenesteleverandør som administrerer postmottak, sortering, skanning og avlesning av alle mottatte fakturaer. Vi minner om at e-post som sendes til disse adressene ikke vil bli besvart, men kun benyttes til å håndtere mottatte PDF-faktura.

• PDF-fakturaer via e-post sendes til:

Krav til PDF-faktura:

• Ekstra vedlegg til faktura må være i samme fil som faktura, ikke som separat fil.
• Ugyldig fakturaformat og separate ekstra vedlegg blir ikke behandlet eller returnert.
• Hvis fakturaer ikke er maskinelt merket med riktig fakturaadresse og referanser, blir de returnert til leverandør og ny faktura må utstedes
• Ikke skriv fakturaopplysninger i e-post, kun vedlegg blir importert.

3. Papirfaktura

Leverandører som ikke har mulighet til å sende faktura via EHF eller som PDF-faktura via e-post kan sende papirfakturaer.
- Papirfakturaer kan sendes til følgende adresser:

Denne informasjonen er også tilgjengelig på vår hjemmeside. (www.tensio.no).
Dersom du har spørsmål knyttet til dette, ta kontakt med oss via kontaktskjema på våre hjemmesider.

4. Krav til innhold i EHF fakturaer til Tensio

- Leverandørene må påse at faktura sendes til riktig selskap
- Krav til innhold omfatter alle selskapene
- Alle bestillere i Tensio skal oppgi arbeidsordrenummer. Dersom kundens elektroniske bestillingssystem benyttes, vil det ved bestilling bli oppgitt innkjøpsordrenummer.

Forklaring til felter som brukes i EHF-formatet:

Bestiller/arbeidsordre (Deres ref)
Bestillers ressursnummer og arbeidsordenummer skal oppgis ved bestilling og returneres på fakturaen. Referansen legges i taggen:

Kundens bestillingsnummer/innkjøpsordrenummer
Dersom det er oppgitt ved bestilling, skal kundens bestillingsnummer (innkjøpsordrenummer) oppgis og legges i taggen:
Hvis leverandøren har system for å legge ordrenummer i korrekt felt i EHF-fila er dette å foretrekke. Men om leverandøren kun har system for et referansefelt og har fått oppgitt innkjøpsordrenummer ved bestilling, kan det også legges i «Deres ref» jf. over.